SURAT UMUM

 SURAT UMUM

1.     Sekilas tentang surat

Adalah Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan

Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan.

Fungi surat.
1. sebagai alat untukmenyampaikan pemberitauan, permintaan atau permohonan, buah pikiran

     gagasan.
2. sebagai alat bukti tulis.
3. sebagai alat untuk mengikat.
4. sebagai bukti historis.
5. sebagai pedoman kerja.

Jenis surat.
Jenis surat dibagi menjadi :
 

Jenis surat dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya,antara lain :
1. Surat resmi / Dinas
2. Surat tidak resmi / Pribadi
3. Surat setengah Resmi

      Jenis surat menurut isinya,antara lain :
1. Surat Keluarga / Pribadi
2. Surat Sosial dan Umum
3. Surat Dinas
4. Surat setengah resmi
5. Surat niaga 

 Jenis surat menurut tujuannya,antara lain :
1. Surat perintah
2. Surat permohonan
3. Surat pemberitahuan
4. Surat penawaran
5. Surat keterangan
6. Surat keputusan

Bentuk Surat.

Bentuk surat adalah Pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
 Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 6 macam bentuk surat,yaitu :
1. Bentuk lurus penuh.
2. Bentuk lurus.
3. Bentuk setengah lurus.
4. Bentuk surat bertekuk.
5. Bentuk resmi Indonesia lama.
6. Bentuk resmi Indonesia Baru.

 Bagian – bagian surat resmi :
1. Kepala surat / Kop surat.
2. Tanggal surat.
3. Nomor.
Lampiran.
 Hal.
 Sifat / Derajat surat.
4. Alamat yang dituju.
5. Salam Pembuka.
6. Isi,terdiri dari : Pembuka
Isi
Penutup
7. Salam penutup.
8. Indentitas pengirim,TTD,stempel.
9. Tembusan.

2.     Surat Umum

Adalah surat  yang di tujukan kepada orang banyak baik dalam suatu organisasi maupun orang di luar organisasi yang memiliki maksud seperti mengajak, meminta, permohonan dan lain-lain.

Contoh surat umum dan sosial :

1.       SURAT UNDANGAN

Dalam surat undangan penulis “memerintahkan” pembaca untuk mengahadiri suatu acara. Acara tersebut bias bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluaasi , rapat persencanaan, ataupun acara yang bersifat tidak resmi, seperti acara perpisahan akaryawan, peresmian gedung, halal bilhalal, syukuran, promosi dan sebagainya.

Hal-hal yang harus di cantumkan dalam surat undangan :

      Alasan (mengapa penulis mengirim undangan).

Biasanya disampaikan dengan ucapan seperti:

“Untuk menindaklanjuti hasil rapat tanggal 20 April yang lalu…”

“Sebagai rasa syukur atas keberhasilan usaha kita…”

      Acara (apabila perlu dengan susunan atau rincian acara)

Acara ini perlu diketahui agar pembaca biasa menimbang apakah perlu menghadiri undangan tersebut atau tidak. Untuk rapat resmi yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda rapat juga dilampirkan agar para calon peserta biasanya mempersiapkan diri, biasanya disampaikan dengan ungkapan seperti”

“…kami akan menyelenggarakan syukuran.”

“…kami akan menyelenggarakan Rapat Perencanaan Strategi Tahap II.”

      Waktu

Waktu harus disampaikan secara jelas, mencakup jam, tanggal, dan hari agar calaon peserta/hadirin bias mengatur waktunya dengan baik untuk menghadiri undangan tersebut. Dalam peruses proofreading surat undangan sebaiknya waktu dijadikan Hot spot yang perlu diteliti dengan cermat agar tidak terjadi kekeliruan. Kekeliruan dalam penulisan waktu bias mengakibatkan kekecewaan, bahkan kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surat undangan biasanya sebagai berikut:

                Hari                        : Senin

Tanggal                                : 17 Maret 2001

                Waktu                   : 19:00-21.30

      Tempat

Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama, gedung, nomor ruang, dan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai waktu, keterangan tempat juga harus di cek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliruan penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.

      Persyaratan peserta/hadirin

Persyaratan peserta/ hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas yang harus dibawa, keharusan membawa surat undangan , waktu kehadiran, rekan atau orang lain yang boleh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat undangan diminta untuk memberikan konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat penting untuk membantu penyelenggara mengatur acaranya.

Contoh surat undangan :

PANITIA PERAYAAN MILAD PT. INDO IT

Bandung 27, Juli 2009
Nomor : A/PANPELMILAD/1/2009
Hal : Undangan
Lampiran : 1
Kepada Yth :
Seluruh Staf PT. INDO IT
Di Tempat

Dengan Hormat

Assalamua'alaikum Wr.Wb, segala puja dan puji hanyalah milik Allah, yang selalau memberi rahmat dan taufiknya kepada kita, shalawat dan salam selalau tercurah kepada junjungan kita semua, pemimpin ummat Nabiyullah Muhammad Saw, keluarga, para sahabatnya, dan seluruh umat-Nya sampai akhir zaman.

Sehubungan telah 5 tahun berdirinya perusahaan PT. INDO IT yang Alhamdulillah dari semenjak berdiri sampai sekarang terus mengalami kemajuan dan perbaikan dari tingkat Manejemen  Perusahaan sampai ke segi moral karyawan perusahaan PT. INDO IT di masyarakat.

Oleh sebab itu untuk mensyukuri atas keberhasilan itu PT. INDO IT mengadakan PERAYAAN MILAD PT. INDO IT yang ke 5, dan mengundang kepada seluruh Staf dan kariyawan PT. INDO IT.

Perayaan PERAYAAN MILAD PT. INDO IT yang ke 5 itu Insya Allah akan diadakan pada :

Hari/Tanggal                                       : Minggu 2 Juli 2009
Waktu                                                 : 08.00-14.00 WIB
Tempat                                               : Gedung serbaguna PT. INDO IT
Acara                                                  : Terlampir

Atas kehadiran dan perhatiannya seluruh Staf dan kariyawan PT. INDO IT  kami ucapkan terima kasih

            Sekretaris                                                                                                        Ketua
PERAYAAN MILAD PT. INDO IT                                                    PERAYAAN MILAD PT. INDO IT

            Nur Santi                                                                                                                  Dadi Firman

2.     Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan termasuk surat informatif karena surat ini menyampaikan fakta (berupa keputusan atau kejasian) yang dianggap perlu diketahui oleh pembacanya. Prinsip terpenting dalam penulisan surat pemberitahuan adalah kejelasan. Artinya, informasi yanag disampaikan harus rinci dan spesifik. Selain jelas informasi yang disampaikan juga harus logis.

Garis besar cara penulisannya adalah sebagai berikut:

·        Bagian pembuka

Untuk ‘berita gembira’ atau ‘netral’, sampaikan secara singkat langsung. Untuk berita yang tidak menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.

·        Bagian tengah

Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alinea tengah dengan rinciannya.

·        Bagian penutup

Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber informasi lebih lanjut jika pembaca membutuhkannya.

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan,

                                                    

Okefood

Lambang Makanan Bergizi

No: 15/PEMB/I/01                                                                                               15 Januari 2001

Yth. Para Distributor “Mie Oke”

Di Seluruh Indonesia

Hal : Penyesuaian Harga

Dengan hormat,

Sehubungan dengan meningkatnya harga tepung terigu sebesar 15 persen sejak 15 Desember 2000, biaya produksi kami jadi membengkak. Oleh karena itu, dengan amat terpaksa kami memutuskan untuk menyesuaikan harga jual “Mie Oke”.

Adapun rincian penyesuaian harga tersebut adalah sebagai berikut:

No	Jenis Produk	Harga Lama/bks	Harga Penyesuaian/bks
1	Mie Oke Goreng	Rp 700,00	Rp 800,00
2	Mie Oke Ayam Bawang	Rp 700,00	Rp 750,00
3	Mie Oke Jumbo	Rp 800,00	Rp 950,00

Rabat untuk distributor besar tetap 10 pesen per bungkus. Kenaikan ini berlaku mulai tanggal 31 Januari 2001. Untuk para distributor yang memesan produk “Mie Oke” sebelum tanggal tersebut masih diberlakukan harga lama.

Demikian, apabila masih ada hal-hal yang kurang jelas silakan menghubungi bagian pelayanan pelanggan kami pada nomor 88967021, 8896703 atau e-mail: customerservice@mieoke.com

Hormat kami,

Agung Setiadi

Manajer Pemasaran

AS/cr

3.     Surat Pengumuman

Surat pengumuman hampir sama dengan surat pemberitahuan, yaitu berisi informasi. Perbedaannya adalah luasnya khalayak yang dituju. Surat pengumuman ditujukan kepada khalayak yang lebih luas dibanding surat pemberitahuan.selain itu, surat pengumuman tidak bisa ditujuka kepada perorangan, sedangkan surat pemberitahuan bisa ditujukan kepada perorangan. Surat pengumuman bersifat terbuka, boleh diketahui siapa saja, sehingga sering ditempel di papan pengumuman. Sedangkan surat pemberitahuan bisa bersifat tertutup atau rahasia.

Berikut contoh surat pemberitahuan,

PT BIJAK BESTARI

Jl.Ahmad Yani No. 78 Jakarta 155574. Tlp: 7891011, 7891012;Faks: 7891013

E-mail: person@bijak-best.co.id: http://www.bijak-best.co.id

PENGUMUMAN

No: 25/DIRUT/I/2001

10 Januari 2001

Seluruh Karyawan PT Bijak Bestari

Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya kabar yang beredar bahwa pada tanggal 15 Januari 2001 akan terjadi kerusakan besar yang melanda Jakarta, maka dengan ini direksi memutuskan untuk meliburkan seluruh karyawan dan menghentikan aktivitas kerja perusahaan pada hari tersebut.

Seluruh karyawan diminta untuk masuk kembali pada tanggal 16 Januar 2001 dengan tetap mempertimbangkan keadaan yang berkembang.

Demikian harap diperhatikan dan seluruh karyawan diminta untuk menjaga keselamatan dirinya masing-masing serta rekan-rekannya.

Tertanda,

Agus Bendusana, MM

Direktur Utama

AB/su

4.     Surat Edaran

Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sirkuler) atau semua orang yang di tuju mendapat surat yang sama isinya.

 

Ditinjau dari banyaknya sasaran yang dituju, surat edaran dibagi menjadi dua:

1.     Edaran kepada orang banyak yang jumlahnya terbatas, missal edaran dari bank untuk nasabah;

2.     Edaran kepada banyak orang yang tidak terbatas jumlahnya, misalnya promosi barang.

Perbedaan surat edaran dengan surat pengumuman yaitu pada cara penyebarannya:

·        Surat edaran: dilakukan dengan berpindah tangan dalam suatu organisasi sehingga jumlah penerimaannya dapat diketahui.

·        Surat pengumuman: memasangnya di papan pengumuman atau didalam Koran/ majalah sehingga jumlah penerima informasi tidak dapat diketahui dengan pasti.

                                              

5.     Surat keterangan

                  Surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Isinya menyangkut aktivitas manusia sehingga surat ini paling banyak dibuat. Pembagian surat keterangan dari segi isi dan derajat kepentingannya:

·        Surat keterangan biasa

·        Surat referensi

·        Surat rekomendasi

·        Surat pernyataan

6.     Surat Janji Temu

Surat janji temu merupakan surat yang berisi keterangan mengenai kapan realisasi pertemuan antar dua perusahaan atau lebih guna membicarakan berbagai masalah, missal masalah bisnis.

7.     Surat Tempahan

Istilah tempahan digunakan untuk membedakannya dengan istilah pesanan, walaupun keduanya memiliki makna yang sama.

8.     Surat permohonan

Surat permohonan merupakan surat yang digunakan oleh seseorang untuk memohon sesuatu kepada orang lain.

Kata mohon kurang tepat bila digunakan untuk diberi suatu barang atau benda, kata ini lebih tepat digunakan untuk mengharap jasa dari orang lain. Kata yang tepat untuk mengharap diberi suatu benda atau barang adalah minta. karenanya jika ingin meminta sesuatu, kita menggunakan surat permintaan, sedangkan untuk mengharapkan jasa kita menggunakan surat permohonan.

SOAL LATIHAN

Pada tanggal 01 November 2010, PT. INDO SEDAP memberikan surat pemberitahuan kepada  seluruh SUPER MARKET  yang ada di wilayah Jawa Barat dan Bali. Untuk menyesuaikan harga produknya dengan  perincian sebagai berikut :

No	Nama Produk	Harga Lama	Harga Penyesuaian
1	Mie Indo “Rasa Sambal Pete”	Rp 1.500,00/bks	Rp  2.000,00/bks
2	Indo Sirup Mengkudu 1 liter	Rp 8.000,00/botol	Rp 8.999,00/botol
3	Indo Hot 100ml	Rp 5.000,00/botol	Rp 5.555,00/botol

Dengan keterangan :

-rabat untuk distributor 5 % /produk

-kenaikannya berlaku mulai 05 November 2010

-distributor yang memesan harga tersebut sebelum tanggal yang telah di tentukan masih di      kenai haraga lama

-untuk informasi lebih lanjut hubungi pelayanan pelanggan kami pada no 087770305637 dan     e-mail : PT.IndoSedap.co.id