SURAT LEGAL

SURAT LEGAL

A.    Pengertian Surat Legal

Surat legal adalah surat yang memiliki kekuatan hukum, bisa berkaitan dengan bisnis, dinas maupun pribadi. Semua surat legal ditulis dengan bahasa formal dan gaya bahasa yang tegas. Prinsip penulisan surat legal yaitu jelas dan logis. Jelas artinya spesifik dan tidak menimbulkan salah tafsir karena adanya makna ganda. Sedangkan logis maksudnya surat yang dibuat harus memiliki dasar yang jelas dan bisa diterima akal.

B.       Jenis-Jenis Surat Legal

1. Surat Keputusan (SK)

Surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Surat keputusan memiliki 2 bagian pokok, yaitu:

1.      Konsideran	:	Landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut. Pada bagian ini terdapat kata-kata seperti Menimbang, Mengingat, Membaca, Mendengar, atau Memperhatikan.
2.       Diktum keputusan	:	Isi keputusan tersebut, ditandai dengan adanya kata Memutuskan dan Menetapkan.

 Pedoman penulisan surat keputusan :

1. Bagian pembuka: Surat dibuka dengan ungkapan seperti menimbang, mengingat, membaca, mendengar, atau memperhatikan.
2. Bagian tengah: Menyampaikan keputusan yang dibuat.
3. Bagian penutup: Penegasan pelaksanaan atau antisipasi bila terjadi kekeliruan atau perubahan keputusan yang telah dibuat.
4. Tembusan: SK selalu disertai dengan tembusan karena SK menyangkut banyak pihak yang harus diberitahu tentang adanya kebijakan baru tersebut.

Keterangan :

• Menimbang merupakan pernyataan yang berisi tentang suatu pemikiran tentang dikeluarkan keputusan tersebut.
• Memperhatikan merupakan pernyataan tentang fakta, situasi dan kondisi yang mendorong untuk dikeluarkannya keputusan tersebut.
• Mengingat merupakan pernyataan yang menyebutkan peraturan atau perundang-undangan yang melandasi dikeluarkannya keputusan tersebut.
• Memutuskan, merupakan pernyataan yang merumuskan ketetapan atau kebijakan-kebijakan mengenai suatu yang berhubungan dengan pernyataan-pernyataan sebelumnya.

2. Surat Tugas/Perintah

Surat tugas merupakan surat yang dibuat untuk menugaskan seseorang/sekelompok orang untuk melaksanakan suatu tugas khusus di luar operasional.

Informasi yang dikandung dalam surat tugas adalah:

1. Nama dan jabatan pemberi tugas.
2. Nama dan jabatan penerima tugas.
3. Tugas yang diberikan mencakup jenisnya dan kapan pelaksanaannya.

Pedoman penulisan surat tugas:

1. Bagian pembuka: Berisi alasan penugasan.
2. Bagian tengah: Merinci penugasan yang mencakup apa saja yang harus dikerjakan, kapan, bagaimana, dan dimana pelaksanaannya, serta besarnya biaya yang ditetapkan.
3. Bagian penutup: Memberikan perintah untuk membuat laporan setelah pelaksanaan tugas selesai.

3.  Surat Perjanjian

Surat perjanjian merupakan surat yang berisi kesepakatan antara 2 pihak. Perjanjian tertulis berfungsi sebagai bukti otentik telah terjadinya suatu kesepakatan, sehingga apabila salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut, perjanjian tertulis tersebut bisa dijadikan bukti dan dasar penyelesaian persengketaan di pengadilan.

Surat perjanjian dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Surat perjanjian di bawah tangan: Surat perjanjian yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang bersepakat yang disaksikan oleh dua orang saksi.
2. Surat perjanjian otentik: Surat perjanjian yang dibuat oleh notaris (sebagai wakil pemerintah).

Unsur-unsur surat perjanjian:

1. Pihak yang bersepakat atas Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
2. Materi dan objek perjanjian.

Keterangan :

• Materi atas jenis perjanjian yang disepakati, misalnya perjanjian jual beli, perjanjian distribusi, perjanjian kerja sama dsb.
• Objek barang atau jasa yang menjadi bahan perjanjian tersebut, misalnya tanah, buku, rumah, pekerjaan, dsb.
• Hak masing-masing pihak atas hak-hak yang berbeda dicantumkan dalam pasal yang berbeda pula.
• Kewajiban masing-masing pihak atas kewajiban yang berbeda dicantumkan dalam pasal yang terpisah dan dirinci dengan ayat-ayatnya.
• Antisipasi kegagalan dan jalan keluarnya.

4. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pendelegasian hak dan kewajiban satu pihak kepada pihak lain dimana pihak penerima kuasa memiliki hak dan kewajiban sama seperti pihak pemberi kuasa.

Bagian penting surat kuasa:

1. Penjelasan mengenai pihak pemberi kuasa:  nama, alamat, jabatan, nomor rekening (jika digunakan untuk mengambil uang di bank).
2. Penjelasan mengenai pihak penerima kuasa: identitas orang yang diberi kuasa sehingga menjadi jelas hubungannya dengan pemberi kuasa.
3. Penjelasan mengenai urusan atau hal yang dikuasakan : dibuat sespesifik mungkin dan tidak bermakna ganda untuk menghindari kesalahan pengertian yang berakibat fatal.

    Pedoman penulisan surat kuasa:

1. Bagian pembuka: Berisi pihak pemberi kuasa dan pihak penerima kuasa.
2. Bagian tengah:  Rincian mengenai wewenang yang dikuasakan.
3. Bagian penutup:  Penegasan pendelegasian wewenang.

5. Berita Acara

Berita acara adalah catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. Contoh berita acara adalah berita acara serah terima barang, berita acara serah terima jabatan atau pekerjaan, berita acara pelaksanaan ujian nasional, dll. Bagian-bagian yang umum terdapat pada berita acara:

1. Keterangan pihak yang bertransaksi: nama, alamat, jabatan, dan keterangan lain.
2. Barang atau jasa yang ditransaksikan: nama, jumlah, dsb.
3. Waktu: Tanggal, hari, dan jam.
4. Tempat: Nama jalan, gedung, nomor rumah, dsb secara lengkap.

 

Contoh – Contoh Surat

SURAT KEPUTUSAN

Nomor : 12/E/2014
Dengan diterbitkannya surat keputusan ini, saya selaku Pimpinan CV Maju Mundur:
Menimbang :

1.      Keputusan Pimpinan CV Maju Mundur.

Mengingat :

1. Surat Keputusan Pimpinan CV Maju Mundur tentang pengangkatan dan pemberhentian pegawai Nomor 56/B/2000  tanggal 12 Januari 2000 perihal pengangkatan dan pemberhentian pegawai CV Maju Mundur.
2. Anggaran Dasar CV Maju Mundur Akta Notaris Mengenai kebutuhan dana gaji pegawai Nomor 47/A/1999 dan Nomor 23/F/1998.

MEMUTUSKAN

1. Mengangkat saudara Ali Imron sebagai Staff Manager HRD mulai Tanggal 01 Februari 2014.
2. Jika dikemudian hari ditemukan kesalahan atau ketidak validan data, maka akan dilakukan perubahan dan perbaikan seperlunya.
3. Surat Keputusan ini menjadi keputusan CV. Maju Mundur dan dilaksanakan penerusan ke pihak yang bersangkutan.

Ditetapkan di : Surabaya
Pada tanggal : 10 Januari 1014
CV. Maju Mundur

Pimpinan CV Maju Mundur 

KOP SURAT

 SURAT TUGAS

Nomor: III/ST/03/2016
Sesuai dengan surat kepala pembinaan, pendidikan dan pelatihan perencana badan pndidikan nasional (Bappenas) nomor 1214/P.03/03/2016 perihal pemanggilan para calon peserta program pendidikan S-2 luar Negeri, maka:

Nama               : Yuda Pratama
NIP                 : 345000000125
Pangkat           : Penata Tk.I/II/d
Jabatan                        : Kepala sub bidang pengembangan wilayah dan pemukiman
Unit kerja        : Bappeda provinsi Jawa Timur
Instansi            : Pemerintah provinsi Jawa Timur
Untuk segera melaksanakan tugas belajar pada program persiapan pendidikan Ekonomi pada:

Perguruan tinggi          : Akan ditetapkan kemudian
Tingkat                        : S-2
Terhitung sejak            : 14 Juni 2016 – 1 Juni 2017
Lama belajar                : Satu tahun
Demikian surat tugas ini diterbitkan untuk dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya

Jakarta, 23 Mei 2016
Kepala Bappeda Provinsi Jawa Timur
Ttd,

(Bambang Supriadi)
NIP : 876888765446

SURAT PERJANJIAN KERJASAMA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama   : Amran Mustafa

Alamat            : Jl. Dumay No 86 Banyumas, Jawa Tengah

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.

Nama   : Rani Devina

Alamat            : Jl. Dumay No 93 Banyumas, Jawa Tengah

Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pihak Kedua

Nama   : Reynaldi Hermawan

Alamat            : Jl. Kalimantan No 35 Ciamis, Jawa Barat

Dalam hal ini sebagai Saksi

Pasal 1

Dalam surat perjanjian kerjasama ini Pihak Kedua Meminjam uang sebesar  Rp.4.000.000 ( Empat Juta Rupiah) Kepada Pihak Pertama untuk Budidaya Jamur  Merang yang akan di jual berdasarkan Pesanan dan diketahui oleh Saksi.

Pasal 2

Pihak Pertama memberikan keuntungan dari penjualan sebesar 2.5% atau Rp.120.000 (Seratus Dua Puluh Ribu Rupiah) kepada Pihak Kedua selama 1 bulan dan diketahui  oleh saksi

Pasal 3

Apabila Pihak Pertama tidak dapat mengembalikan maka Uang Gaji/Komisi diberikan kepada Pihak Kedua dan di ketahui oleh Saksi

Pasal 3

Demikian surat Perjanjian ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan dengan itikad baik dan keiklasan tanpa paksaan dari pihak – pihak manapun.

          Banyumas, 22 November 2012

    Pihak Pertama                                      Saksi                                  Pihak Kedua

(AMRAN MUSTAFA)          (REYNALDI HERMAWAN)       (RANI DEVINA)

SURAT KUASA

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                           : Drs. Azhar Lubis, M.Sc.
Tempat/Tgl. Lahir       : Medan, 27 Agustus 1966
Pekerjaan                     : Pegawai Negeri Sipil
Alamat                                    : Perumahan Reni Jaya Blok H/3 No. 11 Pamulang,
                                      Tangerang, Banten

Memberikan kuasa pengambilan gaji untuk bulan Mei 2013, dikarenakan saya sedang melaksanakan ibadah umroh. Untuk mengambil gaji tersebut, saya akan memberikan kuasa kepada :

Nama                           : Harry Santosa
Tempat/Tgl. Lahir       : Sumedang, 14 April 1979
Pekerjaan                     : Swasta
Alamat                                    : Jl. H. Ung Kemayoran Gempol RT. 1/7 Kel. Kemayoran,
                                      Kec. Senen, Jakarta Pusat

Demikian Surat Kuasa ini kami buat dengan sebenar-benarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
                                                                                 Jakarta, 30 April 2013

Penerima Kuasa                                                       Pemberi Kuasa
                                                                                     Materai
                                                                                     Rp. 6.000,-
 (Harry Santosa )                                                   (Drs. Azhar Lubis, M.Sc.)

BERITA ACARA

No. 032/BASTP/PTEJ/I/2014

Pada hari ini Jum’at, tanggal 24 Januari 2014 yang bertanda tangan dibawah ini saya :

Nama               : Diana Lorenza
Jabatan                        : Direktur PT. Electric Jaya

Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA (yang menyerahkan)

Nama               : Iman Santoso
Jabatan                        : Kepala Stasiun Juanda Jakarta

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA (yang menerima)

Dengan ini menerangkan bahwa :

Pada tanggal 23 Januari 2014, atas nama PT. Electric Jaya telah selesai melakukan pekerjaan berupa pemasangan instalasi listrik pada gedung Stasiun Juanda Jakarta yang dikerjakan selama 3 (tiga) bulan sejak tanggal 24 Oktober 2013 sampai 23 Januari 2014.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya

Jakarta, 23 Januari 2014
Pihak Pertama (yang menyerahkan)		Pihak Kedua (yang menerima)
Diana Lorenza		Iman Santoso

Latihan Soal

Pada tanggal 15 Januari 2014, Bapak Hardi Wijaya yang berjabatan sebagai Marketing di PT. MAKMUR SEJATI tidak bisa mengambil gajinya dikarenakan sakit. Oleh karena itu, dia memberi kuasa kepada saudara Imam Jayadi selaku Admin di perusahaan tersebut untuk mengambil gajinya. Bapak Hardi Wijaya tinggal di Jl. Mawar No. 47, Jakarta. Dia lahir di Jakarta tanggal 29 Maret 1987. Sedangkan, saudara Imam Jayadi tinggal di Jl. Ahmad Yani No.37, Jakarta. Dia lahir di Bogor tanggal 10 Mei 1990. Surat tersebut dibuat pada tanggal 24 Januari 2014.

Buatlah dengan format lurus penuh (full block style).